Ile czasu tracisz na umowy i jak załatwiać je szybciej? O tym w dzisiejszym artykule. To szczególnie ważne, jeżeli planujesz z nami współpracę i zastanawiasz się, czym jest elektroniczna umowa.
Umowa online – czym jest?
Umowa to ważny dokument, ale niestety obsługa jej tradycyjnej formy marnuje za dużo czasu. Doskonale o tym wiem, bo moja agencja marketingowa również miała z tym problem. I nie chodzi tutaj o to, aby z nich zrezygnować, bo niestety czasami okazuje się, że trzeba do nich wrócić, by przypomnieć sobie ramowe ustalenia, które z naszej pamięci wyciera czas.
W zależności od punktu widzenia, umowa podpisywana jest na złe czasy. O ile zgodzę się, że poświęcenie czasu na doprecyzowanie warunków i konsultacje z prawnikiem jest niezbędne, o tyle uważam, że da się mocno zaoszczędzić, jeżeli zdecydujemy się wyłącznie na umowę podpisaną w wariancie elektronicznym. I ten aspekt wcale nie oznacza, że będzie mniej ważna.
Ostatnimi czasy, coraz popularniejsze staje się zawieranie umów online. Z całą pewnością temu trendowi pomaga obecna sytuacja społeczno-ekonomiczna-epidemiologiczna. I dobrze! Osobiście jestem fanem umów online i w tym odcinku opowiem Ci, dlaczego z nich korzystam.
Umowa online – czy jest zgodna z prawem?
Na początku rozwiejmy wszelkie wątpliwości – umowy online są zgodne z prawem i są dokładnie tak samo wiążące jak umowy tradycyjne, czyli papierowe. Korzystając z tego typu rozwiązania, nie musisz się martwić o to, że Twój kontrahent Cię wykiwa lub Twój pracownik będzie rościł sobie prawa do rzeczy, które mu się nie należą. Spokojnie.
Skoro przez internet płacimy za zakupy, rezerwujemy wakacje czy składamy CV, to możemy także bez obaw podpisywać umowy. Moja agencja marketingowa od kilku dobrych lat korzysta kwalifikowanego podpisu elektronicznego od eSign oraz systemu do wysłania umów – Autenti. Chcę również Ciebie do tego zachęcić.
Umowa online pozwala zaoszczędzić czas
Po pierwsze – oszczędzasz czas. Doskonale pamiętam historię, gdy ze względu na upierdliwość pewnej osoby musiałem jechać z Cieszyna do Warszawy po to, aby osobiście podpisać jedną umowę. Przy obecnym stanie dróg, podróż samochodem zajmuje około 4 godziny w jedną stronę. Drugie tyle trzeba liczyć na powrót. A do tego dochodzi czas na zaparkowanie czy dojście do miejsca spotkania. Do tego kurtuazyjne spotkanie. Łącznie – jeden dzień roboczy w plecy.
Jasne, podczas podróży możesz słuchać audiobooków, czy prowadzić biznesowe rozmowy, ale to samo (a nawet więcej!) możesz robić ze swojego klimatyzowanego biura. Jednak oszczędność czasu jest dwuwymiarowa, bo nie ogranicza się wyłącznie do czasu podróży.
Podam Ci przykład… Wyobraź sobie, że w pocie czoła jedziesz 4 godziny tylko po to, aby podpisać się na kartce papieru, ale podczas spotkania na twarzy Twojego nowego klienta maluje się konsternacja. Coś mu nie pasuje w umowie. Okazuje się, że dopiero teraz przejrzał ją dokładnie i trzeba zmienić dwa punkty. Umowa ponownie trafia do działu prawnego, przechodzi korektę i błędne koło się zatacza. W przypadku umowy online nawet jeśli coś nie podpasuje Twojemu klientowi i będzie chciał nanieść poprawki, to zmarnujesz maksymalnie kilka minut na wysłanie poprawki. Tyle.
Jeżeli nawet w najlepszym przypadku będzie zgoda na podpisanie umowy w formie podpisu i odesłania skanów, to i tak nie zawsze pod ręką mamy drukarkę. Czasami jesteśmy skazani wyłącznie na komórkę lub tablet. Więc ta opcja również nie jest najszczęśliwsza.
Oszczędź pieniądze dzięki umowie online
Po drugie – oszczędzasz pieniądze. I wcale nie mam na myśli drukowania kartek, bo to groszowe sprawy. Raczej chodzi mi o pieniądze wydane na środki transportu. Przy obecnych cenach paliwa, przejazd z Krakowa do Poznania może kosztować nawet kilkaset złotych. Jadąc samochodem, najczęściej nie możesz pracować w pełni efektywnie, więc marnujesz swój potencjał zarobkowy.
Jeśli godzina Twojej pracy jest warta 250 złotych, to w ciągu ośmiogodzinnej eskapady stracisz 2.000 złotych. “Wojtek, co Ty pleciesz?! Przecież mogę wysłać umowę za pośrednictwem kuriera lub poczty”. Zapomnijmy więc o kurtuazyjnym spotkaniu. Jasne, że możesz wysłać kurierem. Ale to kolejne kilkanaście, a nawet kilkadziesiąt złotych. Przy zawieraniu 50 umów miesięcznie robi się spory wydatek, który na 100% można byłoby lepiej zagospodarować.
Podpisuj umowę „na chłodno”
Po trzecie – umowę online podpisujesz “na chłodno”. Śniła Ci się kiedyś ucieczka przed złoczyńcami, którzy zagnali Cię w ślepą uliczkę? W takiej sytuacji jedyne co Ci pozostaje, to… się obudzić, prawda? To popularny motyw, który został wypromowany przez amerykańskie filmy. Jednak prawda jest taka, że tym uciekającym bohaterem możesz być także na jawie.
Spotykasz się z nowym partnerem biznesowym, który podsuwa Ci umowę na spotkaniu. Głupio by było teraz czytać całą od A do Z, bo przecież sobie ufacie? Czujesz na sobie oddech rozmówcy i z braku laku składasz podpis ze sztucznym uśmiechem Pan Ama, bo przecież to “standardowa umowa”.
W przypadku umów online – masz czas. Czas na to, aby spokojnie przeczytać, przeanalizować, a nawet przesłać prawnikowi. Nie musisz odpowiadać ad hoc! To naprawdę wspaniałe rozwiązanie dla wszystkich osób, które na co dzień podpisują strategiczne kontrakty, wymagające chłodnej analizy. Wiem, że może i teraz u Ciebie odbywa się to w sposób przemyślany i chłodny. Natomiast przedstawiam tylko sytuacje, o których rozmawiam z ludźmi.
Umowa online to oszczędność miejsca
Po czwarte – nie marnujesz miejsca. Zdaję sobie sprawę z tego jak abstrakcyjne może się wydawać to zdanie. Ale wystarczy przejść się do biura pierwszej lepszej księgowej z powiatowego miasta, aby odkryć, że PAPIER może stanowić główny punkt wystroju wnętrz. Być może ma to swój urok, ale bądźmy rozsądni.
Do archiwizowania umów online potrzebujesz jedynie dysk twardy oraz wirtualną chmurę, na którą lądują pliki. Ot, cała filozofia! Możesz darować sobie zadawanie takich pytań jak: „Jak tę umowę potem znaleźć? W którym segregatorze będzie? A może już została zarchiwizowana w innym miejscu w pudłach?” Agencja marketingowa WBIZNES od lat korzysta z tego typu rozwiązań i są one prostym sposobem na zwiększenie wydajności prac operacyjnych.
Podpis jest wiążący
Po piąte – podpis elektroniczny jest tak samo ważny, jak ten papierowy. Podpis kwalifikowany wydawany jest po weryfikacji tożsamości. Każdy podpis ma sygnaturę czasu, a także IP urządzenia, na którym został podpisany dokument. Jesteś w 100% bezpieczny.
Jest jeszcze jedna gwiazdka. Obawiasz się, że ktoś może się za kogoś podpisać, czyli podrobić podpis, bo dzieje się to bez Twojego osobistego udziału? Teoretycznie zawsze jest takie ryzyko. Nawet w świecie papierowych dokumentów. Trzeba tylko wziąć pod uwagę, że kara za podrobienie podpisu jest surowa. To wynika z art. 270 § 1 k.k. Mówi on: „Kto, w celu użycia za autentyczny, podrabia lub przerabia dokument lub takiego dokumentu jako autentycznego używa, podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności od 3 miesięcy do lat 5.”
Umowa online – podsumowanie
Jak widzisz, podpisywanie umów online jest łatwiejsze niż myślisz. Dzięki podpisom elektronicznym możesz podpisać umowę na odległość bez wychodzenia z domu. Co myślisz o umowach online? Jak możesz je wykorzystać w swoim biznesie?
Autor: Wojciech Bizub
