Działasz w branży e-commerce? Jeśli tak, przygotuj się na wdrożenie KSeF! Już niebawem wystawianie faktur w ramach tego systemu będzie obowiązkowe. I chociaż do tego momentu pozostało jeszcze trochę czasu, warto rozważyć przejście na KSeF już teraz. Zobacz, co możesz dzięki temu zyskać i jak wygląda korzystanie z takiego rozwiązania w świecie e-sprzedaży. Dzięki temu Twoja firma będzie lepiej przygotowana do nadchodzącego obowiązku.
Co to jest KSeF?
KSeF to inaczej Krajowy System e-Faktur, który ma służyć rejestrowaniu, odbiorowi oraz przechowywaniu dokumentów rozliczeniowych w ustrukturyzowanej formie. Został on stworzony przez Ministerstwo Finansów i docelowo ma objąć wszystkich polskich przedsiębiorców oraz instytucje.
System zacznie działać jako obowiązkowy od 1 lutego 2026 r. – ta data została już potwierdzona przez nowy rząd, a stosowna ustawa została podpisana przez Prezydenta RP. Od tego momentu wszystkie faktury krajowe – związane z łańcuchem dostaw oraz administracyjne – będą musiały:
- być wystawiane w ramach KSeF;
- przybrać formę ustrukturyzowanej faktury elektronicznej – o formacie XML, określonej strukturze logicznej oraz numerze identyfikacyjnym nadanym w systemie KSeF.
W ramach KSeF nie będą też akceptowane noty korygujące, faktury RR czy pro forma.
Jak system KSeF wpłynie na procesy księgowe w e-commerce?
Po wprowadzeniu KSeF będzie można zapomnieć o fakturach wysyłanych mailem czy w formie papierowej. Jak jednak w praktyce przełoży się to na biznes? Wbrew pozorom Krajowy System e-Faktur przynosi korzyści nie tylko rządowi. Zyskują na tym również przedsiębiorcy.
Po wdrożeniu KSeF możesz liczyć na:
- uproszczenie procesów fakturowania;
- wyeliminowanie ludzkich błędów przy sporządzaniu dokumentów rozliczeniowych;
- brak ryzyka, że faktury się zagubią lub znikną – wszystkie trafią do systemu i pozostaną w nim przez cały wymagany ustawowo czas;
- ustandaryzowanie wzajemnych rozliczeń z kontrahentami;
- gwarancję dostarczenia faktury do kontrahenta.
Znaczącą korzyścią jest także przyspieszony zwrot VAT. Ten argument był decydujący dla wielu firm działających również w e-commerce, aby zacząć korzystać z systemu KSeF. Dlatego niektórzy postanowili wdrożyć go już teraz.
Krajowy System e-Faktur a fakturowanie podmiotów zagranicznych
Jak już wiesz, KSeF docelowo będzie dotyczyć wszystkich polskich przedsiębiorców. A co z zagranicznymi firmami e-commerce, które np. zostały zarejestrowane w naszym kraju dla celów VAT? One będą mogły nadal wystawiać dokumenty rozliczeniowe w dotychczasowej formie – tj. w wersji papierowej lub elektronicznej.
Czy KSeF opłaca się firmom z branży e-commerce już teraz?
Do obowiązkowego wdrożenia KSeF pozostało jeszcze kilkanaście miesięcy. Czy zatem firma e-commerce powinna już rozpocząć korzystanie z niego? Zdecydowanie tak! To sposób na znaczące uproszczenie fakturowania i jego automatyzację. Z systemem KSeF możesz liczyć na prawdziwy „święty spokój”. Bez stresu o to, czy dokumenty są poprawnie wystawione i zarchiwizowane oraz o ich skuteczne dotarcie do adresata.
Pamiętaj: system KSeF możesz bez problemu zintegrować ze swoim systemem ERP lub innym oprogramowaniem firmowym. Umożliwi to np. rozwiązanie KSeF Connect od EDITEL. Warto zatem przyjrzeć się dokładnie szansom, które stwarza Krajowy System e-Faktur i dołączyć do grona przedsiębiorców, którzy z niego korzystają. Dzięki temu, kiedy używanie tego narzędzia stanie się obowiązkowe, Ty oswojenie się będziesz mieć już za sobą! Dlatego warto rozważyć korzystanie z systemu jak najszybciej.
