Zaświadczenie o niekaralności nie zawsze wymaga apostille. Decydują przede wszystkim państwo, w którym dokument ma być użyty, oraz wymagania instytucji, która go przyjmuje.
W innym państwie UE apostille co do zasady nie powinna być wymagana, jeśli dokument podlega rozporządzeniu UE 2016/1191.
W państwie korzystającym z systemu apostille takie poświadczenie może być wymagane.
Jeżeli państwo nie uznaje apostille, trzeba ustalić zasady legalizacji dokumentu.
Apostille nie zastępuje tłumaczenia i nie przesądza o aktualności zaświadczenia.
Przed rozpoczęciem formalności trzeba ustalić trzy kwestie: kraj docelowy, wymagania konkretnego odbiorcy oraz postać dokumentu. Inna procedura może dotyczyć dokumentu składanego w państwie UE, inna w kraju korzystającym z systemu apostille, a jeszcze inna tam, gdzie potrzebna jest legalizacja.
Jeżeli dokument nie został jeszcze zamówiony, najpierw należy potwierdzić, w jakiej postaci ma być wydane zaświadczenie o niekaralności. Ma to znaczenie zwłaszcza wtedy, gdy odbiorca oczekuje papierowego dokumentu z apostille.
Kiedy apostille jest potrzebna do zaświadczenia o niekaralności?
Apostille nie jest automatycznie potrzebna przy każdym użyciu polskiego zaświadczenia z Krajowego Rejestru Karnego za granicą. Co do zasady stosuje się ją, gdy dokument ma być przedstawiony w państwie uznającym tę formę poświadczenia, a zagraniczny odbiorca jej wymaga.[1][2]
Apostille potwierdza pochodzenie dokumentu, nie zaś jego treść. Nie stanowi również gwarancji, że dokument spełnia wszystkie wymagania zagranicznej procedury. Instytucja przyjmująca może osobno oceniać jego postać, aktualność, język i cel wykorzystania.[1]
Dlatego przed zamówieniem poświadczenia należy ustalić, gdzie i komu dokument zostanie przedstawiony. Sama informacja, że zaświadczenie będzie używane za granicą, nie wystarcza do wyboru właściwej procedury.
Apostille, legalizacja czy brak poświadczenia — jak wybrać właściwą ścieżkę?
Wybór zależy przede wszystkim od państwa docelowego. Trzeba rozróżnić obrót dokumentami między państwami UE, państwa korzystające z systemu apostille oraz kraje, w których może być wymagana legalizacja.
Gdzie dokument ma być użyty
Co zwykle należy sprawdzić
Możliwa ścieżka
Ważne ograniczenie
Inne państwo UE, a dokument podlega rozporządzeniu 2016/1191
Czy chodzi o dokument dotyczący braku wpisu w rejestrze karnym objęty regulacją
Co do zasady bez apostille
Nadal mogą obowiązywać wymagania dotyczące języka, aktualności i celu złożenia dokumentu
Państwo korzystające z systemu apostille
Aktualny status państwa oraz wymagania konkretnego odbiorcy
Apostille, jeśli jest wymagana
Uczestnictwo państwa w konwencji nie oznacza, że każda instytucja zażąda apostille
Państwo poza systemem apostille
Procedurę wskazaną dla kraju docelowego
Legalizacja
Procedura może obejmować dalsze etapy zależne od państwa i jego przedstawicielstwa
Dokument składany w innym państwie UE
W kontaktach między państwami UE apostille dla dokumentu dotyczącego braku wpisu w rejestrze karnym co do zasady nie powinna być wymagana, jeżeli dokument mieści się w zakresie rozporządzenia UE 2016/1191.[6] Nie oznacza to jednak zniesienia wszystkich formalności ani samego obowiązku przedstawienia dokumentu.
Odbiorca może nadal określić, jak aktualne ma być zaświadczenie, w jakim języku należy je złożyć i czy potrzebny jest dodatkowy załącznik. Zwolnienie z apostille dotyczy więc określonego poświadczenia, a nie wszystkich warunków zagranicznej procedury.
Dokument składany poza Unią Europejską
Jeżeli państwo docelowe uznaje system apostille wynikający z konwencji haskiej, trzeba potwierdzić, czy instytucja przyjmująca wymaga takiego poświadczenia. Aktualny status państwa należy weryfikować w oficjalnym zestawieniu konwencji.[8]
Gdy państwo nie korzysta z systemu apostille, należy sprawdzić procedurę legalizacji. Jej dalsze etapy mogą zależeć od kraju docelowego i jego przedstawicielstwa.[3]
Czy wydruk z e-KRK można opatrzyć apostille?
Nie należy traktować wydruku dokumentu pobranego z e-KRK jak papierowego zaświadczenia przeznaczonego do apostille. Elektroniczne zaświadczenie jest wydawane jako plik XML, natomiast jego wydruk nie jest dokumentem urzędowym.[5]
Trzeba rozróżnić trzy formy: elektroniczny plik z e-KRK, jego wydruk oraz papierowe zaświadczenie uzyskane z KRK. Jeśli zagraniczna instytucja wymaga dokumentu papierowego z apostille, należy najpierw uzyskać właściwą papierową postać zaświadczenia.[4]
Nie oznacza to, że każda instytucja zagraniczna odrzuci dokument elektroniczny. Akceptację pliku trzeba jednak potwierdzić bezpośrednio u odbiorcy, zamiast zakładać, że wydruk zachowuje status oryginalnego dokumentu.
Jak przygotować zaświadczenie z KRK do apostille?
Po potwierdzeniu, że apostille jest rzeczywiście potrzebna, należy uzyskać właściwy dokument papierowy i złożyć wniosek w Ministerstwie Spraw Zagranicznych zgodnie z aktualną procedurą urzędu.[1][2]
Potwierdź wymagania odbiorcy. Ustal, czy instytucja wymaga apostille, papierowego dokumentu, tłumaczenia oraz zaświadczenia wystawionego w określonym terminie.
Uzyskaj właściwą postać zaświadczenia. Nie używaj wydruku pliku z e-KRK jako zamiennika papierowego dokumentu urzędowego.
Sprawdź wymagania MSZ. Dokument może wymagać dodatkowego uwierzytelnienia przed nadaniem apostille, dlatego należy zweryfikować aktualną procedurę dla danego rodzaju dokumentu.
Złóż wniosek o apostille. Wniosek dotyczący właściwego dokumentu papierowego składa się w Ministerstwie Spraw Zagranicznych.
Zweryfikuj pozostałe formalności. Po otrzymaniu apostille sprawdź jeszcze wymagania dotyczące tłumaczenia, języka i aktualności zaświadczenia.
Według informacji MSZ dostępnej w dniu aktualizacji artykułu opłata za apostille wynosi 60 zł za każdy dokument.[1] Jest to informacja zmienna, dlatego przed złożeniem wniosku trzeba sprawdzić jej aktualną wysokość.
Tłumaczenie, formularz wielojęzyczny i aktualność zaświadczenia
Apostille nie zastępuje tłumaczenia. W przypadku dokumentu przeznaczonego do innego państwa UE można sprawdzić możliwość uzyskania wielojęzycznego standardowego formularza jako załącznika do zaświadczenia.[6][7]
Formularz wielojęzyczny jest pomocą tłumaczeniową. Nie zastępuje zaświadczenia i może nie wystarczyć, jeżeli zagraniczny organ wymaga dodatkowych informacji lub innej formy przekładu.
Nie ma również jednej uniwersalnej liczby dni określającej, jak długo zaświadczenie będzie akceptowane we wszystkich państwach i procedurach. Przed zamówieniem dokumentu trzeba potwierdzić u odbiorcy, jak świeże zaświadczenie przyjmuje.[9]
Ustal dokładną nazwę instytucji przyjmującej dokument.
Potwierdź, czy wymagana jest apostille, legalizacja czy brak dodatkowego poświadczenia.
Sprawdź, czy odbiorca akceptuje dokument elektroniczny, czy oczekuje papierowego zaświadczenia.
Ustal akceptowany język oraz wymagania dotyczące tłumaczenia.
W sprawie w innym państwie UE zapytaj o możliwość użycia formularza wielojęzycznego.
Potwierdź, jak aktualne musi być zaświadczenie w dniu złożenia.
Najczęstsze pytania
Czy apostille potwierdza, że dana osoba jest niekarana?
Nie. Apostille potwierdza pochodzenie dokumentu, a nie prawdziwość jego treści ani spełnienie wszystkich wymagań zagranicznej procedury.
Czy formularz wielojęzyczny zastępuje zaświadczenie z KRK?
Nie. Formularz jest załącznikiem do zaświadczenia i nie ma samodzielnej mocy prawnej. Zagraniczny odbiorca może również wymagać dodatkowego tłumaczenia.
Czy data apostille przedłuża ważność zaświadczenia?
Apostille nie rozstrzyga, jak aktualne musi być zaświadczenie. Termin akceptacji dokumentu należy potwierdzić w instytucji, która będzie go przyjmować.
