Prowadzenie salonu fryzjerskiego to nie tylko troska o zadowolenie klientów, ale także obowiązek przestrzegania przepisów dotyczących ewidencjonowania sprzedaży. Korzystanie z kasy fiskalnej wiąże się z regularnym sporządzaniem raportów fiskalnych, które są istotnym elementem prawidłowego zarządzania finansami salonu. W tym artykule omówimy najważniejsze raporty fiskalne, które powinien wykonywać każdy salon fryzjerski, a także dodatkowe raporty pomagające w zarządzaniu biznesem.
Raporty dobowe – codzienny obowiązek każdego fryzjera
Raport dobowy to ważny dokument fiskalny, który powinien być sporządzany każdego dnia działalności salonu fryzjerskiego. Jest to szczegółowy wydruk z kasy fiskalnej, który zawiera podsumowanie wszystkich transakcji dokonanych w danym dniu. Pierwszy raport dobowy po instalacji kasy fiskalnej stanowi również potwierdzenie jej fiskalizacji, czyli uruchomienia funkcji rejestrującej sprzedaż zgodnie z wymogami prawa.
Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 29 kwietnia 2019 r. w sprawie kas rejestrujących (Dz.U. 2019 poz. 816) mówi, że raport dobowy należy wystawić po zakończeniu sprzedaży za dany dzień, jednak nie później niż przed pierwszą transakcją w dniu następnym. Dzięki temu właściciel salonu ma pewną elastyczność w wyborze momentu wykonania raportu, pod warunkiem że nie nastąpi to zbyt późno (np. po nabiciu na kasę pierwszej sprzedaży kolejnego dnia). W praktyce raporty dobowe są często sporządzane pod koniec dnia pracy, ale nic nie stoi na przeszkodzie, aby wykonać je również na początku następnego dnia, przed otwarciem salonu dla klientów.
Warto zwrócić uwagę, że niektóre kasy fiskalne automatycznie przypominają o konieczności wykonania raportu dobowego, jeśli użytkownik zapomni to zrobić. W takiej sytuacji kasa nie pozwoli na rozpoczęcie nowej doby sprzedażowej, dopóki nie zostanie wydrukowany zaległy raport. Takie rozwiązanie zapobiega ewentualnym błędom i pomaga zachować porządek w ewidencji sprzedaży.
Raport dobowy pełni również funkcję raportu zerującego, co oznacza, że po jego wykonaniu licznik kasy zostaje zresetowany, a dane sprzedażowe z danego dnia są zapisywane w pamięci fiskalnej. Warto pamiętać, że raportu dobowego nie można wydrukować ponownie, dlatego niezwykle ważne jest, aby dbać o jego przechowywanie w bezpiecznym miejscu. W przypadku kas online raporty dobowe są przesyłane automatycznie do Centralnego Repozytorium Kas (CRK), co dodatkowo zabezpiecza dane przed utratą.
Raporty miesięczne – podsumowanie sprzedaży za cały miesiąc
Oprócz raportów dobowych salon fryzjerski musi sporządzać również raporty miesięczne. Raport ten stanowi zestawienie wszystkich sprzedaży zarejestrowanych w danym miesiącu i jest ważnym dokumentem księgowym, który służy do rozliczeń podatkowych. Raport miesięczny zawiera wykaz raportów dobowych z całego miesiąca i pozwala na dokładne prześledzenie obrotów w salonie.
Zgodnie ze wspomnianym wcześniej Rozporządzeniem, raport miesięczny należy wystawić po zakończeniu sprzedaży w danym miesiącu, ale nie później niż do 25. dnia kolejnego miesiąca. Przykładowo, raport za lipiec powinien być sporządzony najpóźniej do 25 sierpnia. Wyjątek od tego obowiązku stanowi sytuacja, w której przez cały miesiąc nie zanotowano żadnej sprzedaży – w takim przypadku raport miesięczny nie jest wymagany.
W przeciwieństwie do raportów dobowych raporty miesięczne mają charakter jedynie odczytujący, a nie zerujący. Oznacza to, że można je wydrukować wielokrotnie, w razie potrzeby, na przykład w przypadku zgubienia lub uszkodzenia dokumentu. Sposób drukowania raportu miesięcznego może się różnić w zależności od modelu kasy fiskalnej, ale zazwyczaj jest to proces prosty i intuicyjny.
Raporty opcjonalne – roczne podsumowanie dla lepszej kontroli
Choć przepisy nie nakładają obowiązku sporządzania raportów rocznych, warto wiedzieć, że kasy fiskalne dla fryzjerów umożliwiają wystawienie takiego dokumentu. Raport roczny obejmuje zestawienie sprzedaży od 1 stycznia do 31 grudnia danego roku i może być przydatny dla celów księgowych oraz do analizy działalności salonu fryzjerskiego w dłuższym okresie.
Raport roczny to dokument opcjonalny, który można wygenerować według własnych potrzeb. Brak tego raportu w dokumentacji nie wiąże się z żadnymi konsekwencjami prawnymi, co oznacza, że jego sporządzanie pozostaje w gestii przedsiębiorcy. Warto jednak rozważyć jego wykonanie, gdyż pozwala na uzyskanie pełnego obrazu obrotów salonu na przestrzeni całego roku, co może być pomocne przy podejmowaniu strategicznych decyzji biznesowych.
Jak wystawiać raporty fiskalne?
Wystawianie raportów fiskalnych w salonie fryzjerskim jest procesem, który zależy od wybranego modelu kasy fiskalnej. Większość nowoczesnych kas fiskalnych jest wyposażona w intuicyjne menu oraz przyciski skrótów, które umożliwiają szybkie i łatwe generowanie wymaganych raportów.
Aby wystawić raport dobowy, zazwyczaj wystarczy wybrać odpowiednią opcję w menu kasy, często oznaczoną jako „Raport dobowy”. W niektórych kasach raport ten można wywołać bezpośrednim przyciskiem na panelu urządzenia. Raport miesięczny wymaga podobnych kroków – należy znaleźć w menu opcję odpowiadającą raportowi miesięcznemu. Jeśli chodzi o raporty roczne, które są opcjonalne, procedura ich wystawienia jest zwykle podobna do raportów miesięcznych, lecz obejmuje wybór dłuższego okresu.
W przypadku jakichkolwiek problemów z wystawianiem raportów fiskalnych zawsze można skorzystać z instrukcji dostarczonej przez producenta urządzenia, poszukać filmów instruktażowych dostępnych w Internecie albo udać się do serwisu kas fiskalnych.
