Od 2026 roku Krajowy System e-Faktur (KSeF) obejmie także jednostki sektora oświaty. Choć szkoły i placówki edukacyjne nie są typowymi podatnikami VAT, również będą zobowiązane do stosowania faktur ustrukturyzowanych w przypadkach, w których – jako podatnicy VAT – wystawiają faktury objęte przepisami ustawy o VAT. Wraz ze zbliżającym się terminem wdrożenia, pojawia się wiele pytań i niepewności wśród dyrektorów, księgowych i administratorów oświatowych.
Poniżej przedstawiamy najczęściej pojawiające się wątpliwości oraz zestaw praktycznych wskazówek, które pomogą szkołom przygotować się do korzystania z KSeF. W artykule znalazły się także informacje o możliwości skorzystania ze specjalistycznego szkolenia z KSeF w oświacie, oferowanego przez Centrum Verte.
Czy KSeF obowiązuje również szkoły?
Tak – obowiązek korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur dotyczy również szkół i placówek oświatowych w zakresie, w jakim występują one w roli podatników VAT i wystawiają faktury objęte przepisami ustawy o VAT.
Od kiedy szkoły będą musiały korzystać z KSeF?
Wdrożenie KSeF przewidziano w dwóch turach:
- od 1 lutego 2026 r. – dla podmiotów, których łączna wartość sprzedaży w 2024 roku przekroczyła 200 mln zł brutto,
- od 1 kwietnia 2026 r. – dla pozostałych podmiotów.
W praktyce oznacza to, że zdecydowana większość szkół i placówek oświatowych będzie zobowiązana do korzystania z KSeF od 1 kwietnia 2026 r., ponieważ nie osiągają one tak wysokich obrotów. Szkoły co do zasady nie prowadzą działalności komercyjnej jako swojej podstawowej funkcji, jednak mogą wykonywać czynności uznawane za działalność gospodarczą w rozumieniu ustawy o VAT.
Czy szkoła musi wystawiać wszystkie faktury przez KSeF?
Nie każda faktura wystawiana przez szkołę musi być ujęta w KSeF. Obowiązek dotyczy wyłącznie faktur wystawianych:
- na rzecz innych podmiotów gospodarczych (B2B) – czyli firm i instytucji,
- jeśli dokumentują one sprzedaż opodatkowaną VAT lub niektóre inne przypadki.
Obowiązek stosowania KSeF nie obejmuje sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej, o ile faktura nie jest wystawiana lub czynność nie podlega opodatkowaniu VAT.
Czy można wystawiać faktury poza KSeF?
Tak, ale tylko w wyjątkowych sytuacjach i przez ograniczony czas.
W okresie przejściowym, na zasadach określonych w art. 145m ustawy o VAT, możliwe jest czasowe wystawianie faktur poza KSeF przez podatników spełniających ustawowe warunki, w tym określone limity wartości sprzedaży. Każdorazowo wymaga to indywidualnej weryfikacji sytuacji danej szkoły.
KSeF w szkole – jakie ryzyka?
Mimo że fakturowanie w szkołach nie jest procesem masowym, wdrożenie KSeF niesie ze sobą konkretne wyzwania, m.in.:
- brak przygotowania systemów finansowo-księgowych do integracji z API KSeF,
- nieprzeszkolony personel administracyjno-księgowy,
- błędy w kwalifikowaniu transakcji podlegających obowiązkowi e-fakturowania,
- niepewność co do zasad korzystania z certyfikatów i uprawnień.
Z tych powodów wiele samorządów i dyrektorów szkół decyduje się na udział w szkoleniu z KSeF w oświacie, które pozwala uporządkować wiedzę i przeprowadzić bezpieczne wdrożenie systemu w jednostce.
Praktyczne wskazówki dla szkół
- Sprawdź wartość sprzedaży z 2024 roku – aby ustalić właściwy termin wejścia w obowiązek.
- Zidentyfikuj procesy wymagające fakturowania – np. wynajem sal, organizacja płatnych zajęć dodatkowych.
- Skontaktuj się z dostawcą systemu finansowego – by potwierdzić gotowość integracji z KSeF 2.0.
- Przeszkol personel – księgowych, sekretarzy, dyrektorów – w zakresie wystawiania faktur przez KSeF.
- Zaplanuj ewentualne wyjątki i procesy równoległe – np. obsługę faktur poza systemem (jeśli poniżej limitu 10 000 zł).
Gdzie zdobyć wiedzę o KSeF dla szkół?
Z myślą o sektorze edukacji, Centrum Verte przygotowało dedykowane szkolenie z KSeF w oświacie, które uwzględnia specyfikę jednostek publicznych, nierejestrowanych VAT-owców, ograniczoną liczbę transakcji oraz praktyczne przykłady fakturowania w szkołach. Szkolenia realizowane są w formie online, dzięki czemu mogą w nich uczestniczyć zarówno pracownicy szkół miejskich, jak i wiejskich, niezależnie od lokalizacji. Uczestnictwo w szkoleniu z KSeF w oświacie może znacząco zmniejszyć ryzyko błędów oraz przyspieszyć adaptację szkoły do nowego systemu.
Podsumowanie
Choć szkoły i placówki oświatowe nie są typowymi podatnikami VAT, również zostaną objęte obowiązkiem korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur. Większość z nich wejdzie w obowiązek od 1 kwietnia 2026 r.
Ważne jest, aby odpowiednio wcześnie zidentyfikować wszystkie procesy fakturowania, zintegrować systemy i przeszkolić personel. Odpowiedzi na najczęstsze pytania oraz konkretne instrukcje można uzyskać podczas profesjonalnego szkolenia z KSeF w oświacie, które oferuje Centrum Verte – instytucja specjalizująca się w edukacji sektora publicznego w zakresie zmian prawno-podatkowych.
