Wdrożyłeś w swojej organizacji e-Doręczenia i zauważyłeś, że korzystanie z tego rozwiązania niesie za sobą pewne niedogodności? Podobne problemy zgłasza wielu przedsiębiorców. Na szczęście wiemy, z czego wynika większość trudności i znamy rozwiązania, które pomogą się ich pozbyć. Chcesz dowiedzieć się, jak usprawnić działanie doręczeń elektronicznych w firmie? W takim razie zapraszamy do lektury poniższego artykułu!
Co to są e-Doręczenia?
E-Doręczenia to usługa, z której obywatele i instytucje mogą korzystać już od pewnego czasu. W ostatnich miesiącach ponownie zrobiło się o niej głośno ze względu na wejście w życie obowiązku wdrożenia e-Doręczeń dla kolejnych grup podmiotów. Mimo dużego rozgłosu, jaki zyskał ten temat, nadal nie każdy zdaje sobie sprawę z tego, czym tak naprawdę są doręczenia elektroniczne, jak działa obsługujący je system i kto musi z niego korzystać. Zanim przejdziemy więc do omawiania konkretnych problemów, warto wyjaśnić najważniejsze kwestie związane z samymi e-Doręczeniami.
Mówiąc więc najprościej, e-Doręczenia są usługą cyfrową, która ma docelowo zastąpić listy polecone. Dzięki niej możemy wysłać dokumenty online i mieć przy tym pewność, że trafią one do właściwego odbiorcy – jego tożsamość będzie bowiem jednoznacznie potwierdzona. Dodatkowo usługa e-Doręczeń gwarantuje bezpieczeństwo korespondencji i daje możliwość pobrania potwierdzenia nadania i odbioru dokumentu.
Doręczenia elektroniczne zostały stworzone po to, by wspomóc cyfryzację przedsiębiorstw i instytucji publicznych. Aby system ten mógł w pełni realizować swoje cele, niezbędne było zapewnienie, że będzie on powszechnie wykorzystywany przez poszczególne organizacje. E-Doręczenia będą więc docelowo obowiązkowe dla określonej grupy podmiotów publicznych i niepublicznych.
Kto musi korzystać z e-Doręczeń? Harmonogram wprowadzenia obowiązku stosowania Krajowego Systemu Doręczeń Elektronicznych
Grupę podmiotów zobligowanych do korzystania z e-Doręczeń wyznacza ustawa o doręczeniach elektronicznych. Docelowo obowiązek ten dotyczyć będzie:
- podmiotów publicznych (w tym między innymi urzędów centralnych, jednostek samorządu terytorialnego, sądów, komorników i prokuratury);
- przedsiębiorców zarejestrowanych w CEIDG;
- przedsiębiorców zarejestrowanych w KRS;
- przedstawicieli niektórych zawodów zaufania publicznego (adwokaci, radcy prawni, doradcy podatkowi, doradcy restrukturyzacyjni, rzecznicy patentowi, notariusze).
Dla poszczególnych podmiotów przewidziane zostały jednak inne terminy, w których korzystanie z e-Doręczeń stanie się obligatoryjne. Harmonogram przedstawiający od kiedy e-Doręczenia będą obowiązkowe dla konkretnej grupy znajduje się poniżej:
- od 1 stycznia 2025 roku – dla podmiotów publicznych, dla przedstawicieli zawodów zaufania publicznego oraz dla podmiotów niepublicznych rejestrujących się do KRS od 1 stycznia 2025 roku oraz składających wniosek o wpis do CEiDG.
- od 1 kwietnia 2025 roku – dla podmiotów niepublicznych zarejestrowanych w KRS przed 1 stycznia 2025 roku.
- od 1 lipca 2025 roku – dla podmiotów niepublicznych zarejestrowanych w CEiDG do 31 grudnia – w przypadku, gdy dokonają zmiany we wpisie po 30 czerwca 2025 roku.
- od 1 października 2026 roku – dla podmiotów niepublicznych zarejestrowanych w CEiDG do 31 grudnia 2024 roku.
Warto przy tym zaznaczyć, że podpisana pod koniec 2024 roku nowelizacja ustawy wprowadziła okres przejściowy w procesie wdrożenia systemu e-Doręczeń w podmiotach publicznych. Więcej informacji na ten temat znaleźć można w artykule: https://www.logito.pl/blog/prezydent-podpisal-ustawe—okres-przejsciowy-w-systemie-e-doreczen-do-konca-2025-roku,980.
Zmiany te nie obejmowały jednak innych podmiotów zobligowanych do wdrożenia e-Doręczeń. W związku z tym od 1 kwietnia (oraz w części od 1 stycznia) z systemu zaczęło korzystać wiele polskich firm.
Najczęstsze problemy z systemem e-Doręczeń – z jakimi trudnościami zmagają się przedsiębiorcy?
System e-Doręczeń powstał między innymi po to, by usprawnić proces dostarczania i odbierania dokumentów. Rozwiązanie to w wielu aspektach faktycznie oferuje większą wygodę niż tradycyjne listy polecone. Jak przekonały się już jednak liczne firmy i instytucje, korzystanie z e-Doręczeń wiązać może się także z wieloma niedogodnościami.
Pierwszą trudnością była dla wielu organizacji już sama konieczność dostosowania się do nowego obowiązku. Niezbędne było bowiem założenie skrzynki e-Doręczeń oraz zmodyfikowanie kształtu niektórych procesów. Kolejne – często poważniejsze – problemy, firmy zauważyły dopiero w momencie, gdy zaczęły korzystać z omawianego rozwiązania.
Konieczność częstego logowania się do skrzynki
Rozpoczęcie korzystania z e-Doręczeń wiązało się dla wielu firm z pojawieniem się kolejnego czasochłonnego obowiązku. Aby nie przegapić żadnych istotnych wiadomości, przedsiębiorcy muszą regularnie logować się do systemu i sprawdzać swoje skrzynki.
W firmach, którym zależy na efektywności i transparentności procesów, nowe obowiązki nie ograniczyły się wyłącznie do sprawdzania skrzynki e-Doręczeń. Konieczne stało się także poświęcanie czasu na czynności takie jak samodzielne pobieranie załączników, zapisywanie danych czy sortowanie i archiwizowanie dokumentów oraz przypisywanie ich do konkretnych spraw. Realizacja tych zadań nie jest co prawda niezbędna – ich wykonanie pozwala jednak na sprawniejsze zarządzanie dokumentacją i wyeliminowanie niektórych ograniczeń systemu.
Korzystanie z e-Doręczeń nie jest rzecz jasna aż tak dużym wyzwaniem w przypadku niektórych małych przedsiębiorstw. Zupełnie inaczej wygląda to jednak w średnich i dużych firmach, które otrzymują i wysyłają wiele dokumentów za pomocą nowego systemu. W takich sytuacjach obsługa e-Doręczeń wymaga poświęcania wielu dodatkowych godzin, co może negatywnie odbijać się na efektywności organizacji.
Brak kontroli nad korespondencją
Jeszcze jednym problemem związanym z wymienioną wcześniej koniecznością częstego sprawdzania skrzynki jest to, że do systemu e-Doręczeń zalogować może się tylko wskazana osoba. W przypadku wielu organizacji o nieco bardziej złożonej strukturze przyczyniło się to do powstania poważnych niedogodności. Pisma nie mogą bowiem trafiać bezpośrednio do poszczególnych pracowników – muszą one zostać najpierw odebrane przez jedną osobę, która dopiero potem może przekazać je dalej. To natomiast prowadzi do powstawania wąskich gardeł i wydłużania przebiegu poszczególnych procesów.
Przepełniona skrzynka
Problemem bazowego systemu e-Doręczeń, który w dłuższej perspektywie może przyczynić się do powstania poważnych konsekwencji, jest również ograniczony rozmiar skrzynki, który dla każdego podmiotu wynosi zaledwie 1 GB. Dla dużych przedsiębiorstw przestrzeń ta jest zdecydowanie za mała! Organizacje takie zmuszone są więc do ręcznego zapisywania załączników oraz archiwizowania i usuwania wiadomości. Jeśli tego nie zrobią, a skrzynka e-Doręczeń się zapełni, nie otrzymają oni nowych pism, co może prowadzić do przeoczenia ważnych dokumentów i niewywiązania się z konkretnych obowiązków.
Firmy, które nie otrzymują aż tak wielu dokumentów, mogą na razie nie zdawać sobie sprawy z tego, że przestrzeń skrzynki może okazać się niewystarczająca. Warto jednak pamiętać o tym, że w przyszłości podmioty te również mogą zacząć zmagać się z tym problemem.
Usunięte wiadomości
Ostatni problem e-Doręczeń, któremu się przyjrzymy, nie dotknął jeszcze bezpośrednio korzystających z systemu firm. Problemem tym jest bowiem automatyczne usuwanie wiadomości ze skrzynki – te natomiast znikają dopiero po 180 dniach. Niektórym osobom może wydawać się, że to wystarczająco dużo czasu. Co jednak jeśli w danej sytuacji zechcemy wrócić do pisma wysłanego ponad pół roku temu? Jeśli samodzielnie nie wykonaliśmy jego kopii zapasowej, to okaże się, że zostało już ono bezpowrotnie usunięte. W ten sposób możemy więc stracić dostęp do ważnych dokumentów.
Jak rozwiązać najważniejsze problemy i usprawnić działanie e-Doręczeń w firmie?
Jak widzimy, korzystanie ze skrzynki e-Doręczeń związane może być z wieloma niedogodnościami. Czy którąś z nich zaobserwowałeś już w swojej firmie? A może opisane powyżej problemy uświadomiły Ci, że konkretne trudności mogą pojawić się w przeciągu najbliższych miesięcy? Jeśli tak, to z pewnością jesteś zainteresowany znalezieniem rozwiązania, które pozwoli Ci usprawnić procesy dotyczące obsługi e-Doręczeń.
Sposobem na pozbycie się opisanych problemów będzie w bardzo wielu przypadkach integracja e-Doręczeń z profesjonalnym systemem dla firm. Możliwość taką zapewnia między innymi platforma LOGITO. Co w praktyce oferuje takie rozwiązanie? E-Doręczenia LOGITO pozwalają między innymi na:
- zapewnienie dostępu do skrzynki wielu pracownikom – dzięki integracji z profesjonalnym systemem, pisma mogą być odbierane przez wszystkich uprawnionych do tego pracowników; pozwala to na wyeliminowanie wąskich gardeł i przyspieszenie poszczególnych procesów;
- automatyczne monitorowanie nowych wiadomości – e-Doręczenia LOGITO w pełni rozwiązują problem, jakim jest konieczność ciągłego logowania się do skrzynki – wszystkie wiadomości dostępne są bowiem z poziomu wygodnego, aktualizowanego co 2 minuty panelu; co więcej, rozwiązanie to pozwala na wysyłanie powiadomień o pojawieniu się nowego pisma lub konieczności realizacji związanego z nim zadania, co eliminuje ryzyko przeoczenia dokumentu oraz ogranicza konsekwencje wynikające z niewykonania w terminie określonych czynności.
- zwiększenie przestrzeni na przechowywanie pism do wielkości dopasowanej do potrzeb firmy – w systemie LOGITO możliwe jest stworzenie właściwie nieograniczonej przestrzeni na wiadomości;
- łatwe opisywanie pism – przechowywane w systemie dokumenty można opisywać między innymi za pomocą tagów i komentarzy, co pozwala na ich łatwiejsze odnajdywanie;
- stworzenie archiwum przesyłek – integracja systemu e-Doręczeń z LOGITO pozwala na automatyczne przesyłanie dokumentów do elektronicznego archiwum.
Warto także wiedzieć, że integracja e-Doręczeń z profesjonalną platformą taką jak LOGITO zapewnia wsparcie przy wysyłaniu dokumentów. Cały proces wysyłki pisma oraz sprawdzania jego statusu może bowiem odbywać się z poziomu używanego systemu, bez konieczności logowania się do skrzynki.
Profesjonalny system może stanowić więc kompleksowe wsparcie dla przedsiębiorstw, które wdrożyły już usługę e-Doręczeń. Jego implementacja pozwoli na wyeliminowanie niemal wszystkich najczęściej zgłaszanych problemów związanych z koniecznością korzystania z tego obowiązkowego rozwiązania.
