Wydarzenie dla zespołów pracujących w różnych miejscowościach powinno ułatwiać wymianę wiedzy i budowanie relacji. Wymaga to dogodnego miejsca, przemyślanego programu oraz zaplecza dostosowanego do liczby uczestników.
Jak wybrać lokalizację dogodną dla kilku oddziałów?
Dogodna lokalizacja nie zawsze leży w geometrycznym środku między siedzibami. Przy porównaniu miejsc większe znaczenie mają liczba uczestników z każdego oddziału, rzeczywisty czas przejazdu o planowanej porze oraz możliwość dotarcia autokarem. Trasa krótsza o kilkadziesiąt kilometrów może okazać się wolniejsza ze względu na układ dróg lub natężenie ruchu.
Jeżeli podróż najdalszej grupy zbliża się do trzech godzin, późniejsze rozpoczęcie programu może zastąpić konieczność wyjazdu przed świtem. Takie warunki powinny zostać ustalone przed wyborem miejsca na eventy firmowe. Lubelskie warto porównać z sąsiednimi regionami na podstawie czasu przejazdu, dostępności parkingu oraz godziny możliwego przyjazdu poszczególnych zespołów.
Każdy oddział może wyznaczyć jedną osobę odpowiedzialną za potwierdzenie listy pasażerów i kontakt z kierowcą. Harmonogram uwzględniający kilkunastominutowy zapas ograniczaza ryzyko, że opóźnienie jednego autokaru przesunie rozpoczęcie wspólnego programu.
Które elementy programu powinny obejmować wszystkich uczestników?
W części wspólnej powinny znaleźć się wyłącznie informacje przydatne w każdym oddziale. Mogą to być cele na kolejny okres, zmiany procedur oraz zasady współpracy przy wspólnych projektach. Po takim wprowadzeniu uczestnicy mogą przejść do warsztatów w mniejszych grupach. Zespoły mieszane ułatwiają wymianę doświadczeń między oddziałami, natomiast podział według stanowisk sprawdza się przy nauce specjalistycznych procedur.
Takiego rozróżnienia wymaga organizacja szkoleń. Rzeszów może być miejscem realizacji spotkania, lecz wybrany obiekt musi zapewniać tyle sal, ile równoległych ścieżek przewidziano w harmonogramie.
Jakie zaplecze powinien zapewniać obiekt na spotkanie kilku oddziałów?
Obiekt powinien mieć salę plenarną dla całej grupy oraz mniejsze pomieszczenia położone na tyle blisko, by zmiana części programu nie powodowała opóźnień. W każdej przestrzeni potrzebne są ekran, nagłośnienie i układ stołów dopasowany do rodzaju zajęć.
Przy równoległych warsztatach znaczenie ma również izolacja akustyczna między pomieszczeniami, której nie zapewniają wszystkie obiekty konferencyjne. Podkarpackie sale warto więc ocenić pod kątem rodzaju przegród i wzajemnego położenia, ponieważ głosy dobiegające z sąsiedniej grupy mogą utrudniać prowadzenie zajęć.
