Korespondencja firmowa – jak optymalizować jej koszty?
Obsługa korespondencji firmowej to nie lada wyzywanie w wielu firmach. Papier, tonery, koperty i znaczki – wszystkie materiały potrzebne do wysyłki kosztują, a wydruk, kopertowanie i samo nadawanie pochłaniają sporo czasu pracowników. Istnieje jednak sposób, aby zoptymalizować ten proces – korespondencja firmowa wysyłana może być szybko i tanio online.
Jak działa wysyłka korespondencji firmowej online?
Korespondencja firmowa może łatwo być wysyłana za pośrednictwem platformy Envelo. Aby zlecić wysyłkę, wystarczy zaimportować dokumenty lub faktury oraz plik z adresami naszych odbiorców na platformę. Dokumenty mogą być również wysyłane przez API, które umożliwia wygodną integrację systemów i przyspiesza proces wysyłki.
Po stronie użytkownika usługi to już właściwie wszystko – po tym, jak dokumenty zostaną przesłane online, resztą zajmuje się już Envelo. Po przesłaniu dokumentów lub faktur online są one automatycznie drukowane i kopertowane. Ze względu na to, iż proces odbywa się bez udziału człowieka, zachowana jest pełna tajemnica i poufność korespondencji. Po zakopertowaniu listy doręczane zostają przez Pocztę Polską.
Aby zacząć korzystać z usługi wystarczy pozostawić swój numer telefonu oraz e-mail na stronie Envelo – konsultant firmy skontaktuje się już niebawem.
Czy wysyłka online jest bezpieczna?
Użytkownicy, którzy nie korzystali jeszcze z wysyłki online, mogą zastanawiać się jednak czy takie rozwiązanie jest w pełni bezpieczne. Warto zwrócić więc uwagę na to, iż przypadku usługi Envelo, bezpieczeństwo zapewnione jest dzięki trzem obszarom.
Pierwszy to wykorzystanie bezpiecznego i szyfrowanego połączenia. Dokumenty i faktury przesyłane z platformy do druku chronione są protokołem sieciowym SSH-2 oraz szyfrowane kluczem AES-256. Po drugie, Envelo zapewnia pełną automatyzację wydruku, dzięki której żadna osoba poza nadawcą oraz odbiorcą nie ma wglądu w jej treść. Firma kładzie ścisły nacisk na zachowanie tajemnicy korespondencji. Po trzecie, listy wysłane za pośrednictwem Envelo obsługiwane są przez narodowego operatora, czyli Pocztę Polską, który gwarantuje najwyższy standard doręczenia na terenie całego kraju.
Dlaczego warto wysyłać korespondencje online?
Za wysyłka korespondencji online przemawia nie tylko wygoda, ale przede wszystkim zdecydowanie niższe koszty. Wysyłka jednego listu, wraz z zakopertowaniem oraz wydrukiem jest tańsza niż sam znaczek pocztowy. Co więcej, masowa wysyłka listów przez internet wymaga od pracownika jedynie kilku minut. Nadanie 5 tysięcy listów miesięcznie to zaledwie pół godziny pracy dzięki usłudze Envelo. Wysyłając taką liczbę listów, w normalnych warunkach pracownik musiałby poświęcić na to zadanie ponad 10 dni roboczych!
Warto zauważyć, iż Envelo pozwala korespondencje również odbierać online. Więcej na temat tej usługi można dowiedzieć się na stronie Envelo.
Poznaj inne usługi Poczty Polskiej, które pomogą Ci usprawnić działanie Twojego biznesu.
